Диспетчер, который не уходит на обед

Клиент и проблема

Компания ремонтирует и обслуживает климатическую технику: кондиционеры, вентиляцию, тепловые насосы. Восемь бригад, плотный график выездов, сезонные пики — летом поток заявок раскаляется вместе с городом. Диспетчера в штате нет: обращения принимали сами мастера, прямо на объектах — между звонками, сообщениями и заявками с сайта.

Мастер на стремянке трубку не берёт и на сообщение не ответит. До 30% обращений уходило в пустоту, отвечали в лучшем случае вечером — когда клиент уже нашёл других. Вторая дыра — плановое ТО: базу клиентов вели в таблице, о сроках обслуживания никто не напоминал. Клиенты возвращались, только когда техника ломалась.

Что собрали

За 7 дней собрали связку на n8n и GPT, которая закрывает весь цикл — от обращения до отзыва:

• чат-диспетчер 24/7 в мессенджерах и на сайте — принимает обращения и заявки;
• автозапись в календарь бригад — свободные слоты система проверяет сама;
• напоминания о плановом ТО по базе клиентов;
• сбор отзывов после каждого выезда.

Как это работает

Раньше клиент звонил, слышал гудки, клал трубку и набирал конкурентов. Теперь достаточно написать в WhatsApp, Telegram или на сайте: чат-диспетчер уточняет адрес, тип техники и суть проблемы, называет свободные окна и записывает на выезд. Заявка сразу попадает в календарь нужной бригады, мастер получает уведомление в Telegram с адресом и описанием.

Владелец видит другую сторону. За 10 дней до планового ТО система сама пишет клиенту: пора обслужить кондиционер, вот свободные даты. Через пару часов после выезда клиент получает короткий вопрос об оценке работы. Довольные ставят пятёрки, недовольные попадают напрямую к руководителю — а не в отзывы на картах.

Результат

Потерянные обращения упали с 30% до 2% — теряются только те, кто передумал на первой секунде. Повторные заказы по ТО — +18%: клиенты возвращаются по графику, а не по поломке. Итог — +540 000 ₽ выручки за квартал без нового сотрудника в штате. Запуск занял 7 дней: от брифа до первой заявки, принятой чат-диспетчером.