Стоматология перестала терять пациентов по ночам

Клиент и проблема

Стоматология с двумя филиалами, около 900 пациентов в месяц. Администраторы работают до 20:00, а пациенты — нет: зуб болит вечером, а время на поиски клиники находится ночью. До 40% обращений приходило вне рабочих часов — в WhatsApp, на сайт, в пропущенные звонки — и терялось. Утром администраторы разбирали завал и перезванивали, но часть людей уже записалась к конкурентам.

Вторая дыра — неявки. Около 18% записавшихся просто не доходили до кресла. Врач сидит без пациента, кресло простаивает, выручка тает. Ручные обзвоны съедали у администраторов по два часа в день и всё равно не спасали.

Что собрали

Собрали связку из трёх инструментов на n8n и GPT:

• ИИ-администратор в WhatsApp и на сайте — отвечает круглосуточно, называет цены, подбирает свободные окна и записывает прямо в CRM клиники;
• автоматические напоминания в WhatsApp и по SMS за 24 часа и за 3 часа до визита — пациент подтверждает или переносит запись в пару кликов;
• реактивация базы — агент находит пациентов, которые давно не были на профосмотре, и возвращает их в расписание.

Как это работает

Раньше пациент писал в 23:40 «сколько стоит лечение кариеса» и получал ответ в девять утра — если администратор не забыл. Теперь ИИ отвечает за секунды: называет вилку цен, предлагает три ближайших окна у нужного врача и фиксирует запись в CRM клиники. Утром администратор видит готовую карточку: имя, телефон, жалоба, время визита. Всё медицинское — вопросы про диагнозы, назначения и противопоказания — агент не решает сам, а передаёт живому администратору: финальное слово за человеком.

Накануне визита пациенту приходит напоминание в WhatsApp и по SMS: подтвердить можно одним нажатием, а если нужно перенести — агент сам предложит новое время и обновит расписание. Владелец смотрит не в тетрадку, а в дашборд: сколько обращений пришло ночью, сколько превратилось в записи, кто не подтвердил визит.

Результат

+31 первичная запись в месяц — это обращения, которые раньше сгорали до открытия клиники. Неявки упали с 18% до 9% — кресла заняты, врачи не сидят без работы. Проект окупился за 5 недель. Запуск занял 6 дней — без остановки регистратуры и переучивания персонала.