Первичка без ручного ввода

Клиент и проблема

Аутсорсинговая бухгалтерская компания, 70+ клиентов на обслуживании. Каждый месяц — тысячи накладных, актов и счетов-фактур: сканы, фото с телефона, PDF из разных учётных систем. Бухгалтеры вручную разносили первичку в 1С и тратили на это часы, которые могли бы уйти на работу посложнее.

Параллельно клиенты заваливали менеджеров одинаковыми вопросами: «что с моим НДС», «когда сдадите отчёт», «пришёл ли акт сверки». А дебиторку дожимали вручную: бухгалтер вспоминал про должника, писал письмо, забывал, писал снова. Деньги висели, люди выгорали.

Что собрали

За 6 дней развернули на n8n и GPT связку из трёх частей:

• распознавание первички — система читает сканы и фото, вытаскивает реквизиты и разносит документы в 1С;
• бот-консультант в Telegram — отвечает клиентам на типовые вопросы: статус НДС, сроки отчётности, состояние документов;
• автонапоминания должникам — вежливое письмо, затем повтор, затем эскалация на менеджера.

Как это работает

Раньше клиент присылал пачку сканов на почту, и они днями ждали своей очереди. Теперь он кидает документы в Telegram-бот — n8n забирает файлы, модель распознаёт тип документа и реквизиты, проверяет контрагента и создаёт документ в 1С. Спорные позиции — нечитаемый скан, расхождение сумм — падают бухгалтеру отдельным списком, остальное проходит без человека.

Вопрос «что с моим НДС» клиент задаёт боту и получает ответ за секунды — бот берёт данные из 1С, а не пересказывает общие слова. Если счёт не оплачен, система напоминает сама: на третий день — мягко, на седьмой — настойчивее, на десятый подключает менеджера с готовой сводкой по должнику.

Результат

80% документов — без ручного ввода. Время на одного клиента сократилось на 40%. Дебиторка старше 30 дней — минус 27%: напоминания приходят вовремя, а не когда бухгалтер вспомнил. Команда взяла новых клиентов без расширения штата. Запуск — 6 дней, от доступа к 1С до рабочей системы.